Dienstleistung als Teams-Besprechung markieren und Besprechungslink automatisch generieren. Dieser wird dann mit Buchungsbestätigung und Erinnerung an Ihren Kunden gesendet.
Vorraussetzungen
Diese Funktion muss von Ihnen gebucht und von easy2book freigeschaltet werden.
Damit Ihre Termine von easy2book in Ihren externen MS-Teams Kalender eingetragen werden können, benötigen wir folgende Angaben und Einstellungen aus Ihrer Azure Plattform:
- Tenant ID / Mandanten ID
- Client ID
- API-Berechtigungen
- Geheimen Clientschlüssel
Azure Plattform
Azure ist die Cloud-Lösung von Microsoft, über die Sie Vieles steuern können. So z.B. Berechtigungen für andere Programme (App´s), wie das online Buchungssystem easy2book. Sie werden hier von der Schritt für Schritt Anleitung hindurchgeführt und benötigen keine tiefergehenden Kenntnisse über Azure.
Zuerst loggen Sie sich in die Azure Plattform mit Ihrem Office 365 Konto ein.
Benutzername und Passwort sind identisch zu ihrem Office 365 Konto
Die Azure Plattform erreichen Sie über:
- Portal: https://portal.azure.com/
- Office 365:https://www.office.com/ (Bitte einloggen und anschließend unter Apps auf Admin klicken.)
Prüfen des Office 365 Produkts:
Benötigt wird eine Business Lizenz
Sie befinden sich nach Login und Klicken auf Admin im Microsoft 365 admin center. Unter dem Punkt Setup -> Produkte sehen Sie ihre Lizenz. Sollte das nicht der Fall sein oder haben Sie keine Business Lizenz, wenden Sie sich bitte an den Microsoft Support oder kaufen Sie eine Business Lizenz bei Microsoft.
Tenant ID
Öffnen Sie die Ansicht Admin Center auf Azure Active Directory
(Microsoft admin center -> Admin Center -> Azure Active Directory)
Im Azure Portal angemeldet, klicken Sie links oben auf das Menü-Icon und wählen Sie in der linken Navigation Azure Active Directory.
In der Übersicht finden Sie unter Mein Feed den Link Profil anzeigen. Klicken Sie diesen.
In der neu geladenen Ansicht finden Sie unter Identität die Information Aussteller.
Beispiel: xxx.onmicrosoft.com
xxx steht in dem Fall für die erforderliche Tenant-ID welche für die Verbindung benötigt wird.
WICHTIG: Achten Sie auf die Groß- und Kleinschreibung.
Client ID
Um die Client ID zu erhalten, müssen Sie zuerst in Azure eine neue App-Registrierung vornehmen. Klicken Sie hierzu in Azure -> Azure Active Directory -> App-Registrierungen -> + Neue Registrierung.
Füllen Sie das Formular wie folgt aus:
- Geben Sie der Registrierung einen Namen.
- Belassen Sie alles andere.
- Klicken Sie auf Registrierung.
Bitte geben Sie keine Umleitungs-URL an.
Nachdem die Registrierung abgeschlossen wurde, sehen Sie unter App-Registrierungen die Client-ID direkt hinter dem Anzeigenamen.
Erstellen der API-Berechtigungen
Klicken Sie in der linken Navigation auf API-Berechtigungen und auf Berechtigung hinzufügen.
Es erscheint rechts ein Fenster API-Berechtigungen anfordern, hier klicken Sie auf Microsoft Graph.
Es gibt zwei Arten von Berechtigungen: Delegierte und Anwendungen.
Delegierte Berechtigungen
Klicken Sie auf Delegierte Berechtigungen und scrollen Sie in der Liste bis Calendars.
Hier wählen Sie Calendars.ReadWrite aus.
Scrollen sie weiter zu User.
Wählen Sie hier die Berechtigungen User.Read und User.ReadWrite.All aus.
Anwendungsberechtigungen
Klicken Sie auf Anwendungsberechtigungen und scrollen Sie in der Liste bis Calendars.
Hier wählen Sie Calendars.ReadWrite aus.
Scrollen Sie weiter zu User.
Wählen Sie hier die Berechtigungen User.Read.All und User.ReadWrite.All aus.
Klicken Sie Berechtigungen hinzufügen.
Ihnen werden nun alle erstellten Berechtigungen für die App angezeigt.
Um die Berechtigungen zu aktivieren müssen Sie in der Ansicht auf Administratorzustimmungfür<<Tenant ID>>erteilen klicken.
Geheimer Clientschlüssel
Sie sind immer noch in Ihrer vorher erstellten App-Registrierung und klicken nun auf Zertifikate & Geheimnisse.
Klicken Sie auf + Neuer geheimer Clientschlüssel und es erscheint oberhalb ein Fenster. Hier unter Gültigkeit bis: Nie auswählen und Hinzufügen.
Geschafft. Sie haben nun alle erforderlichen Angaben, die unser easy2book-Team benötigt, um eine sichere Verbindung mit Ihrem Office 365 Kalender herzustellen.
Einstellungen in Ihrer easy2book-Administrationsoberfläche
Nachdem das easy2book-Team nun die erforderlichen Daten von Ihnen erhalten und eingegeben hat, wird die Funktion für Sie freigeschalten. Ab jetzt werden gebuchte Termine zusätzlich zu Ihrem easy2book Kalender auch in Ihren MS-Teams Kalender eingetragen.
Möchten Sie direkt einen Meeting-Link mit der Buchungsbestätigung versenden, benötigen Sie nachfolgend weitere Einstellungen.
Durch Aktivierung erscheint eine weitere Einstellungsmöglichkeit unter Dienstleistungen.
- Gehen Sie in Ihrer Navigation auf Dienstleistungen.
- Wählen Sie die Dienstleistung aus, oder legen Sie eine neue Dienstleistung an, bei der es sich um eine Digitale Leistung handelt. (z.B. Online-Beratung)
- Unter dem Punkt Microsoft Teams Meeting? wählen Sie Ja aus.
- Speichern & Schließen.
- Legen Sie als Nächstes eine Individuelle Benachrichtigungsvorlage für die digitalen Leistungen an:
(Sehen Sie dazu gerne Individuelle Benachrichtigungsmaske erstellen)- Benachrichtigungen (Vorlagen) in linker Navigation wählen.
- Die Checkbox bei Buchungsbestätigung oder Buchungsbestätigung mit Opt-In Link setzen und in der Toolbar auf Kopieren klicken.
Derselbe Vorgang kann auch für jede Terminerinerung durchgeführt werden. - Am Ende der Liste (u.U. auf 2. Seite) erscheint die Kopie, diese anklicken und bearbeiten.
- Titel: Benachrichtigung mit MS Teams Link.
- Benachrichtigungstyp: Individuelle Vorlage
- Freigeben: JA
- E-Mail: Nachricht: Ergänzen Sie Ihre Nachricht um den Shortcode [JOIN_URL] (sehen Sie die Shortcode-Liste unter dem Feld E-Mail: Nachricht).
- Speichern & Schließen.
- Wählen Sie erneut die Dienstleistungen aus und wählen unter E-Mail & Benachrichtigung bei Individuelle Buchungsbestätigung Ihre soeben erstellte Vorlage aus.
- Speichern & Schließen.
Geschafft. Nun haben Sie Ihr MS-Teams erfolgreich mit easy2book verbunden und alle Einstellungen getroffen, um automatisiert Team-Meeting-Links zu erstellen und zu versenden.
Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen über