Häufig gestellte Fragen und Antworten
FAQ:Allgemein
Mein easy2book-Kalender lädt nicht. Was kann ich tun?
Gehen Sie in Ihre Einstellungen und scrollen zum Bereich "Terminkalender". Hier finden Sie die Einstellung "Standard Kalender Ansicht". Prüfen Sie, ob hier eine der Ansichten ausgewählt wurde, die in der Liste "Kalender Ansichten" darunter ebenfalls ausgewählt wurde.
Fügen Sie die bevorzugte Standard-Ansicht der Liste hinzu und speichern sie Ihre Eingabe.
Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen gerne weiter.
Tel.: +49 (0) 3322 23 36 997
E-Mail:
Kann ich meine Dienstleistungen sortieren?
Ja, Sie können Ihre Dienstleistung einfach per Drag & Drop sortieren oder durch die Vergabe von Platzzahlen die Positionen zuweisen.
Gehen Sie dazu auf "Dienstleistungen" klicken auf die nach oben und unten zeigenden Dreiecke.
Nun können Sie die Dienstleistungen vorn an den drei Punkten "festhalten" und nach oben oder unten ziehen.
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E-Mail:
Welche Möglichkeiten habe ich meine Buchungsbestätigung zu bearbeiten?
easy2book bietet Ihnen von Anfang an zu jeder Systembenachrichtigung vorgefertigte E-Mail-Vorlagen an. Diese finden Sie in Ihrer Navigationsleiste unter "BENACHRICHTIGUNGEN (VORLAGEN)". Diese Vorlagen können Sie nach Ihren Bedürfnissen verändern oder eine komplett neue Vorlage als individuelle Vorlage anlegen.
Sehen Sie dazu folgende Beiträge: Individuelle Benachrichtigungsmaske erstellen und E-Mail-Bestätigung erweitern.
Was ist easy2book?
easy2book ist eine moderne Internet-Lösung zur kostensparenden und servicesteigernden Koordination sowie Kommunikation zwischen Dienstleistern und Kunden. Ihr Tagesablauf lässt sich effektiver und effizienter gestalten. Durch die Online-Terminbuchung und das automatische Versenden von Informationen per SMS und E-Mail bieten Sie Ihren Kunden mehr Servicequalität.
Ich möchte easy2book auf meiner Webseite einbinden - wie fange ich an?
Die Einbindung der Terminbuchung erfolgt über einen HTML-Snippet. Diesen können sie sich im Admin Bereich Ihres easy2book Projektes kopieren und an die gewünschte Stelle auf Ihrer Webseite platzieren. Haben Sie weitere Fragen dazu? Sprechen Sie uns an!
Wer hilft mir, wenn es doch mal hakt?
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E-Mail:
Wie steht es mit dem Datenschutz, der Datensicherheit und der Verfügbarkeit?
Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Die Datenübertragung findet ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung statt. Zudem werden die gesendeten Daten verschlüsselt gespeichert. Wichtig für die Sicherheit ist generell, dass Ihre Webseite über ein gültiges SSL-Zertfikat (Sicherheitszertifikat) verfügt und über https:// erreichbar ist.
Welche Zahlungsmöglichkeiten stehen mir zur Verfügung?
Sie können per Lastschrift zahlen oder nach Rechnungslegung eine Überweisung tätigen. Sofern nicht anders besprochen, wird die Jahresgebühr einmal jährlich im Voraus nach erfolgreicher Einrichtung und Bereitstellung fällig.
Was kostet die Nutzung von easy2book?
Sie können easy2book bereits ab 24,90 € im Monat nutzen. Die aktuellen Angebote und Preise können Sie unter Preise einsehen.
Muss eine zusätzliche Software auf meinem Rechner installiert werden, damit ich easy2book nutzen kann?
Nein. Für die Nutzung von easy2book benötigen Sie lediglich Ihren Browser.
Kann easy2book in eine bestehende Webseite eingebunden werden?
Ja, das ist möglich. Für eine Einbindung sollten allerdings gewisse technische Voraussetzungen gegeben sein. Gerne prüfen wir diese für Ihre Webseite.
Kann ich meine Inhalte auch in anderen Sprachen verfassen?
Das können wir als Agenturleistung für Sie realisieren. Fragen Sie uns an.
Kann ich jederzeit kündigen?
Sie können jährlich kündigen, immer bis 30 Tage vor Laufzeitende. Ansonsten verlängert sich der Vertrag automatisch um ein Jahr.
Ich habe keine Webseite, möchte easy2book aber nutzen. Geht das?
Kein Problem. Für nur 5,00 Euro zusätzlich im Monat, stellen wir Ihnen eine standardisierte Mini-Webseite zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns diesbezüglich an.
Über welche Ausgabegeräte kann ich die Online-Terminbuchung nutzen? Brauche ich einen Computer?
Die Online Terminbuchung kann ganz einfach über PC, Notebook, iPad, Tablet oder Smartphone genutzt werden - alles geht! Sie brauchen nur einen Internetzugang.
Kann ich die Online-Terminbuchung testen?
Ja. Probieren Sie gerne unsere Demo-Versionen aus!
Kann ich easy2book mit meinem Online-Kalender verbinden?
Die Idee von easy2book ist es, Tagesabläufe für Sie einfacher und effizienter zu gestalten. Somit zielt unsere Online-Terminbuchung direkt auf Ihren Online-Kalender. Es sind Verbindungen zu den gängigsten Kalendern möglich, wie z.B. Google, iCloud für Windows und Mac, Outlook in Verbindung mit der iCloud. Sie haben keinen Online-Kalender für Ihre Terminverwaltung? Gerne beraten wir Sie bei der Einbindung eines Kalenders. Fragen Sie uns an:
Wie kann ich meine Termine vollständig löschen?
Ihre Termine werden in einer speziell für Sie eingerichteten Datenbank auf unserem System verschlüsselt gespeichert. Im Admin-Bereich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Termine einzusehen und auch unwiderruflich zu löschen. Zusätzlich können Sie über unsere benutzerfreundliche Kundenverwaltung alle personenbezogenen Daten eines einzelnen Kunden anonymisieren oder restlos entfernen.
Wer kann die Online-Terminbuchung von easy2book verwenden?
easy2book eignet sich für jeden, der Termine für seine Kunden zu vergeben hat. Zur Vergabe Ihrer Termine benötigen Sie eine eigene Homepage oder eine Mini-Website, zur Verwaltung der Termine lediglich einen Internetzugang. Egal über welches Ausgabegerät Sie diesen herstellen: Ob PC, Notebook, IPad, Tablet oder Smartphone - alles geht!
FAQ: Kostenlos testen
Wir binde ich easy2book auf meiner Webseite ein?
Damit easy2book problemlos funktionieren kann, darf der Code nicht über einen iFrame eingebunden werden. Anderfalls stehen einige Funktionen nicht zur Verfügung. (Stornierung, Webseiten-Freigabe,...)
Was ist in der kostenlosen Test-Version enthalten?
Gerne unterstützen wir Sie auch persönlich bei der Ersteinrichtung und begleiten Sie bei der Einbindung in Ihre Webseite. Hierzu vereinbaren Sie einfach einen Termin für eine Online-Präsentation. Unsere Mitarbeiter unterstützen Sie dann step-by-step bei der Einbindung. Die Online-Präsentation ist ebenfalls kostenlos.
Telefonisch unter: 03322 - 85 25 300 oder via E-Mail unter:
Entstehen während der Testphase Kosten?
Ich brauche Hilfe bei der Einrichtung der Demo-Version, an wen kann ich mich wenden?
Telefonisch unter: 03322 - 85 25 300 oder via E-Mail unter:
Kann ich easy2book auch während der Test-Phase im Live-Betrieb testen bzw. anwenden?
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass es vor Veröffentlichung der Online-Terminbuchung notwendig ist, einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abzuschließen. In Ihrem Login Bereich können Sie dies bequem online machen.
Was passiert, wenn der Testzeitraum abgelaufen ist?
Sie können den Testzeitraum auch verlängern. Telefonisch unter: 03322 - 85 25 300 oder via E-Mail unter:
Gerne können Sie natürlich auch schon vorab ein konkretes Angebot bei uns anfragen.
Wie wird aus meinem Probe-Abo ein verbindliches Abo?
Sie erreichen uns telefonisch unter: 03322 - 85 25 300 oder via E-Mail unter:
Kann ich meine Einstellungen, die ich während der Test-Phase hinterlegt habe, weiterhin nutzen?
Sie können natürlich auch einen kompletten Neuaufbau starten. Gerne beraten wir Sie bei der Konfiguration und geben Ihnen gute Tipps.
Telefonisch unter: 03322 - 85 25 300 oder via E-Mail unter:
Vom Test-Account zur Anwendung in der Praxis. Was braucht es noch?
Vor der offiziellen Freischaltung ist es notwendig einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit uns abzuschließen. Dieser gewährleistet die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten, sowie die Ihrer Kunden.
Wann kann eine easy2book Online-Präsentation hilfreich sein?
Vereinbaren Sie einen Termin mit uns.
Telefonisch unter: 03322 - 85 25 300 oder via E-Mail unter:
Ich hätte gerne eine Demo mit Demo-Inhalt, ist das möglich?
FAQ: Online Terminbuchung
Terminbuchung trotz Sperrtage? - Woran kann es liegen
Sie haben Sperrtage eingegeben, aber es können trotzdem Besucher Ihrer Webseite Termine für diese Zeiträume buchen?
Prüfen Sie unter "Mitarbeiter" > Sperrtage, ob Sie die vorgegebene Form eingehalten haben.
Wichtig: Jeder Zeitraum und jedes Datum muss in eine eigene Zeile geschrieben werden. Nutzen Sie keine Kommata zur Trennung Ihrer Sperrtage.
Für den Fall, dass Sie die Form eingehalten haben, prüfen Sie auch, ob sich am Ende einer Zeile Leerzeichen oder am Ende Ihrer Liste überflüssige Zeilenumbrüche befinden.
Haben Sie alles geprüft und das Problem besteht immer noch oder haben Sie weitere Fragen?
Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen gerne weiter.
Tel.: +49 (0) 3322 25 85 300
E-Mail:
Warum werden Termine außerhalb meiner Buchungszeiten vergeben?
Es ist möglich, beim Anlegen einer Leistung individuelle Buchungszeiten zu wählen. Diese individuellen Buchungszeiten überschreiben die beim Mitarbeiter hinterlegten Zeiten. Das macht für Vorfälle Sinn, in denen eine bestimmte Leistung auch außerhalb der Buchungszeiten angeboten wird oder eben nur während eingeschränkter Zeiten, die geringer sind als die allgemeinen Buchungszeiten. Diese bleiben unverändert bestehen, auch wenn die beim Mitarbeiter hinterlegten "allgemeinen" Buchungszeiten verändert werden.
Wie kann das abgestellt werden?
Sie gehen auf "Dienstleistungen" und wählen die betreffende Leistung aus. Sie scrollen herunter bis zum Punkt "Buchungszeiten festlegen".
Möchten Sie die aktuellen Zuordnungen zu der Leistung und Ihren Mitarbeitern ändern?
Dort wählen Sie "ja". Häkchen setzen bei "Vorhandene Mitarbeiter-Verknüpfungen aktualisieren", dann die Dauer der Dienstleistung neu angegeben und den Button "individuelle Buchungszeiten" auf "Nein" belassen.
Speicher und fertig!
Kann ich auch Mittagspausen eintragen?
Ja, Sie können auch Pausen eintragen.
Pausen tragen Sie ein, indem Sie die buchbare Zeit auf Blöcke aufteilen: Anfang buchbare Zeit bis zur Pause + Ende Pause bis Ende buchbare Zeit. Einen zweiten oder dritten Block fügen Sie durch einen Klick auf den grünen Plus-Button hinzu.
Regel hier: Sie tragen die Zeiten ein, die buchbar sind. Pausen sind die Zeiten, die Sie hier aussparen.
Müssen auch Bestandskunden die SMS-Authentifizierung durchlaufen?
Nein, das müssen sie nicht.
Sie können diese Funktion so einstellen, dass nur einmal pro gleichem Datensatz die SMS-Authentifizierung durchgeführt werden muss.
Kann man sich gegen "falsche" Terminvereinbarungen durch Konkurrenten oder Spaßvögel schützen?
Ja, Sie können sich schützen, indem Sie die SMS-Authentifizierung aktivieren.
Die funktioniert so: Nachdem Ihr Kunde die Buchung durchlaufen hat und die Eingabe mit „Absenden“ bestätigt, wird eine TAN per SMS an die angegebene Telefonnummer gesendet.
Gleichzeitig erscheint auf dem Bildschirm eine Eingabemaske für die TAN.
Wird diese dort eingefügt, wird der Termin als „bestätigt“ in Ihren Buchungen markiert.
Nicht bestätigte Termine sollten Sie überprüfen.
Da keine Bestätigung vorliegt könnte dies eine Fake Buchung sein. Prüfen Sie die Telefonnummer, E-Mail Adresse sowie Namen der Person. Entscheiden Sie anschließend
ob Sie versuchen wollen Kontakt zum Kunden aufzunehmen oder ob Sie den Termin stornieren und somit wieder für die Terminbuchung freigeben.
Entscheiden Sie sich für die Stornierung, können Sie auch direkt vom System eine E-Mail mit dem Hinweis zur Stornierung an den Kunden senden lassen.
Eine Kontaktaufnahme zum Kunden macht Sinn wenn die Kundendaten vertrauenswürdig erscheinen. Sie könnten so die Gründe für die fehlende Bestätigung erfragen. Verspätete SMS Zustellung, Funkloch oder das übereilte Schließen der Webseite sind einige Beispiele.
Wie lege ich eine Einzelveranstaltung / Einzeltermin an?
Damit Sie eine Einzelveranstaltung als Dienstleistung anlegen können, wird folgendes vorausgesetzt.
- Es existiert mindestens ein Mitarbeiter.
- Sie sind im Adminbereich angemeldet.
Notieren Sie sich in einem ersten Schritt welche Einzelveranstaltungen Sie für welchen Mitarbeiter freigeben möchten. Anschließend wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt Dienstleistungen und erstellen eine neue Dienstleistung. Nachdem Sie den Titel eingegeben haben, wählen Sie folgende Optionen:
- Buchungszeiten festlegen (ja)
- Mitarbeiter auswählen
- Buchbare Zeiten (anlegen)
- Unter "Kurse und Termine" klicken Sie auf das grüne Plus Zeichen um einen Kurs hinzuzufügen.
- Füllen Sie nun die Felder aus und wiederholen Sie den Vorgang
- Standort wählen
- Termindatum wählen
- Startzeit wählen
- Ende wählen
Sie können in diesem Schritt auch gleich mehrere Termine für diese Dienstleistung anlegen, indem Sie so oft auf das Plus-Zeichen klicken, wie Sie Termine benötigen.
Nun müssen Sie nur noch über den Button "Speichern" Ihre Eingabe sichern.
Erledigt, Sie haben jetzt Ihren ersten Einzeltermin angelegt!
Kann ich die Farben des Buchungstools an die meiner Website anpassen?
Benötige ich eine zusätzliche App für mobile Geräte?
Nein. Sie können easy2book auch auf Ihrem Smartphone nutzen. Wir empfehlen den Google Chrome Browser für Smartphone, Tablet oder Dektop PC. Unsere Buchungstools sind für mobile Geräte optimiert. Nutzen Sie zusätzlich den Google Kalender, iCloud, Exchange, Teamleader oder Office365, können Sie Ihre Termine weiterhin über die von den Herstellern angebotenen Apps verwalten.
Können die Termine aller Mitarbeiter gleichzeitig in einer Ansicht angezeigt werden?
Ja. Für die Terminvergabe können Sie sich alle Termine (auch die freien) - Dank eines eigens entwickelten Layouts - anzeigen lassen. Sie können grundsätzlich zwischen einer Wochenansicht oder Monatsansicht wählen.
Für die Darstellung der Termine haben Sie zudem die Möglichkeit, zusätzliche Informationen einzubinden, wie z.B. Bilder der Mitarbeiter.
Diese können Ihnen und Ihren Kunden dann auch als Filter dienen.
Möchten Sie diese Darstellung nutzen? Melden Sie sich bitte bei uns. Gerne aktivieren wir diese Funktion ohne Zusatzkosten für Sie.
Beachten Sie bitte, dass bei Nutzung dieser Ansicht die Wartelisten-Funktion nicht angewendet werden kann.
Muss ich immer mehrere Leistungen zur Auswahl anzeigen lassen?
Nein. Sie können auch nur eine einzige Leistung anzeigen lassen. In unserer Buchungsmaske ist es möglich, Leistungen auszublenden. Wechseln Sie hierzu in die Ansicht „Buchungsmasken“ über den Menü-Link in der linken Navigation. Klicken Sie auf den Titel der Buchungsmaske, die Sie bearbeiten möchten oder legen sie eine neue Buchungsmaske an.
Anschließend klicken Sie unter dem Menüpunkt "Buchung: Leistung wählen" auf "In der Terminbuchung ausblenden".
Speichern Sie Ihre Änderungen über den Button „Speichern“. In der eingebundenen Buchungsmaske werden ab sofort keine Leistungen mehr zur Auswahl angezeigt.
Vom Kunden kann nur noch die von Ihnen in den Einstellungen gewählte Leistung gebucht werden.
Wie binde ich die Online Terminbuchung auf meiner Webseite ein?
- Den HTML Code kopieren
- Den HTML Code auf Ihrer Webseite einbinden
Ablauf:
Wechseln Sie in den Admin-Bereich Ihrer easy2book Umgebung und melden Sie sich mit Ihrem Zugang an.
Anschließend setzen Sie in der linken Navigation den Menü-Link "Buchungsmasken". In dieser Ansicht können Sie nun zwischen verschiedenen Buchungsmasken beliebig wählen, die Sie dann auf Ihrer Webseite verwalten können.
Durch einen Klick auf den Titel öffnen Sie die Bearbeitungsmaske.
Scrollen Sie zum Seitenende, um den Einbindungscode zu sehen. Markieren und kopieren Sie diesen Code
Wechseln Sie nun zu Ihrer Webseite und platzieren Sie diesen Code an der gewünschten Stelle. Fertig.
Können meine Kunden einen Termin buchen - ohne sich vorher zu registrieren?
Ja, eine Buchung ohne Registrierung ist als Gastbuchung möglich. Pflichtfelder sind dabei immer: Name, Telefon-Nummer oder E-Mail-Adresse, um ggf. Kontakt zum Kunden aufnehmen zu können.
FAQ: Externe Kalender
Kann easy2book mit dem Google Kalender für die Terminvereinbarung verbunden werden?
So lassen sich die freien Termine aus Ihrem Google Kalender zur Terminbuchung freigeben. Die Google Kalenderblätter können mit Ihren Mitarbeitern verknüpft werden. Die freien buchbaren Zeiten werden automatisch zu Ihren hinterlegten Einstellungen berechnet und für die Terminvergabe angezeigt.