Anleitungen

Fügen Sie Ihrem Buchungsformular weitere Abfragefelder hinzu.

Vorbereitungen

Benötigen Sie neben Vornamen, Nachnamen & E-Mail weitere Informationen von Ihren Besuchern? Möchten Sie neben der Datenschutzerklärung weitere Hinweise verlinken oder Bestätigungen einholen? Dies können Sie, indem Sie dem Buchungsformular eigene Formularfelder hinzufügen.

Melden Sie sich in Ihrem easy2book Projekt mit Ihren Zugangsdaten an.

Abfragefelder anlegen

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Felder.
2. Legen Sie nun Ihre Kategorien durch Klicken auf +Neu an.
Fast Facts - Formular:


• Titel *
  Geben Sie die Bezeichnung des Feldes ein. Diese wird im Buchungsformular angezeigt.
  Verwenden Sie den Form Type Eingabe, wäre die Defintion einer Frage sinnvoll. Beispiel: Wie alt sind Sie? 
  
  
• Form Type
  Hier legen Sie fest, in welcher Form der Besucher die Informationen mitteilen soll. Entweder als freie Texteingabe, als Auswahlliste oder als Checkbox.
  
  Wählen Sie Auswahlliste, so öffnet sich eine weitere Einstellung: Mehrfachauswahl möglich?, damit erlauben Sie den Besucher die Auswahl mehrerer oder aller Auswahlmöglichkeiten, die Sie ihm bieten.
  
  
• Pflichtfeld
  Geben Sie hier an, ob das hinzugefügte Feld, ein für Ihre Besucher verpflichtendes Feld sein soll.
  
  
• Auswahlmöglichkeiten
  Durch Klicken auf das grüne +, fügen Sie nun Ihrem Feld die Auswahlmöglichkeiten hinzu.
  
  
• Freigabe
  Wählen Sie hier Veröffentlich aus, um dieses Feld einem Buchungsformular hinzufügen zu können.
  
  
• In allen Formularen abfragen?
  Hier entscheiden Sie, ob dieses Feld automatisch in allen Buchungsformularen abgefragt werden soll.
  
  
• Kundendatenfeld?
  Durch Klicken auf Ja wird der vom Besucher ausgewählte oder eingetragene Wert in den Kundendatensatz des Besuchers aufgenommen. (Dies geschieht erst bei ausgeführter Buchung.)

Tipp: Nutzen Sie die Funktion der Kundennummer, müssen Besucher sämtliche Abfragen nur bei der ersten Buchung tätigen. Die Besucher bekommen mit Ihrer Buchungsbestätigung ihre Kundennummer mitgeteilt und können fortan mit dieser Termine bei Ihnen buchen.

3.  Speichern & Schließen.

Buchungsformular erweitern

Haben Sie beim Anlegen des Feldes angegeben, dass dieses in allen Formularen abgefragt werden soll, haben Sie damit jedes Buchungsformular erweitert.

Wollen Sie individuelle Angaben auf die Leistung bezogen vom Kunden abfragen, so müssen Sie der Dienstleistung das entsprechende Abfragefeld hinzufügen.

1. Wählen Sie in der linken Navigation Dienstleistung aus.
2. Wählen Sie eine zuvor angelegte Dienstleistung aus oder erstellen Sie eine neue Dienstleistung.
3. Wechseln Sie oben auf den Reiter Buchungsformularerweitern.
4. In dieser Übersicht sehen Sie aktuell zugeordnete Felder, sofern schon vorhanden.
5. Klicken Sie nun auf Bestehendes Feld verwenden und wählen Sie die zuvor angelegten Felder, die Sie bei der Buchung dieser Dienstleistung abfragen wollen.
6. Duch Klicken auf Neues Feld erstellen, können Sie auch direkt an dieser Stelle ein weiteres Feld hinzufügen.
   

   Achtung: Hier sind nur Fragen oder vordefinierte Antworten möglich, keine Checkbox (also Mehrfachnennungen).

7. Speichern & Schließen.

Geschafft. Sie wissen nun, wie Sie weitere Informationen von Ihren Besuchern über das Buchungsformular abfragen können.

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder per Telefon über +49 (0) 3322 85 25 300 zur Verfügung.

Verknüpfen Sie Ihre Leistungen und Mitarbeiter, um sie für die Terminbuchung zu aktivieren. Diese lassen sich über verschiedene Wege verknüpfen.

Vorraussetzungen

1. Mitarbeiter wurden bereits angelegt

Vorbereitungen

Um Leistungen und Mitarbeiter zu verbinden, bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten an.
Entscheiden Sie sich anhand der Informationen für einen Workflow.

Melden Sie sich in Ihrem easy2book Projekt mit Ihren Zugangsdaten an.

Bestehende Leistungen und Mitarbeiter verbinden

Um einen oder mehrere Mitarbeiter mit einer oder mehreren Dienstleistungen zu verknüpfen oder bestehende Verknüpfungen anzupassen wechseln Sie über den Menü-Link Buchungszeiten in die entsprechende Eingabemaske.

Zusätzliche Einstellungen für das Berechnen von buchbaren Zeiten:

1. Dauer eines Termins
2. Buchungsintervall festlegen (falls dieser von der Termindauer abweicht)
3. Termin splitten
4. Zusätzliche Mitarbeiter buchen
   • Alle ausgewählten zusätzliche Mitarbeiter buchen
   • wenn abgewählt, Anzahl zusätzlicher Mitarbeiter
5. Buchbar von/bis
6. Individuelle Buchungszeiten

Möchten Sie feste Termine anlegen wird Ihnen ein zusätzlicher Button angezeigt über diesen Sie feste Buchungszeiten hinzufügen können.

1. Standort (muss zuvor angelegt sein)
2. Status
3. Termindatum
4. Startet um
5. Endet um

Wählen Sie die Leistungen und Mitarbeiter aus, die Sie mit den identischen Einstellungen (z.B. Terminlänge) verbinden möchten.
Legen Sie fest ob bestehende Verknüpfungen mit den gewählten Einstellungen aktualisiert werden sollen.

Tipp: Bereits gebuchten Termine bleiben hiervon unberührt.

Legen Sie nun fest, ob die Leistungen Gruppentermine sind.

Gruppentermin

Im Feld Gruppentermin kann durch die Wahl Ja entschieden werden, dass Termine für diese Leistung von mehreren Kunden gleichzeitig gebucht werden können. In diesem Fall ist im erscheinenden Feld Anzahl Teilnehmer die Anzahl möglicher Kunden anzugeben, die den Termin gleichzeitig wahrnehmen können.

Beispiel: Ein Musiklehrer kann bis zu drei Gitarrenschüler gleichzeitig unterrichten, also kann er diese Gitarrenuntericht zu einem Gruppentermin (mit Anzahl Teilnehmner = 3) erklären.

Termin splitten

Einen Termin zu splitten bedeutet, die Dienstleistung in zwei Abschnitten zu erbringen.

Beispiel: Nach dem Auftragen von Farbe benötigen Sie 30 Minuten Einwirkzeit.
Wird die Leistung Haare färben nun gesplittet (mit Unterbrechung in Minuten = 30), ist der Mitarbeiter in diesen 30 Minuten anderweitig buchbar.

Verknüpfung  über Dienstleistung

Sie können ebenso beim Erstellen von Dienstleitungen direkt die Mitarbeiter verknüpfen. 

Unter Buchungszeiten festlegen verknüpfen Sie die gewünschten Mitarbeiter mit der soeben erstellten Leistung in einem Schritt. Bitte beachten Sie hierzu die oben beschriebenen Informationen.

Die Mitarbeiter müssen im Vorfeld erstellt sein.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Dienstleistungen anlegen und bearbeiten können.

Vorgehensweise 

1. Wechseln Sie über den Menüpunkt Dienstleistungen in die erforderliche Ansicht.
2. Über den Button Neu gelangen Sie in die nun erforderliche Eingabemaske.
   Fast Facts - Formular:
   

   • Titel steht für die Bezeichnung der Leistung, die später im Buchungstool zur Auswahl angezeigt wird. Die Bezeichung kann überall dort gespeichert und angezeigt werden, wo sie für die Buchung benötigt wird.
   • Kurzbeschreibung kann in einigen Buchungsmasken zusätzlich angezeigt werden.
   • Inhalt wird für Deep Links bereitgestellt, d.h. für Unterseiten Ihrer Website - speziell dann, wenn Sie easy2book EVENT nutzen.
   • Dienstleistungsgruppe können ausgewählt oder direkt neu erstellt werden. Diese dienen zur Gliederung der Dienstleistungen, um diese übersichtlicher zu gestalten.
   • Über Leistungstyp können Sie zwischen analoger und digitaler Leistung wählen. 
3. Buchungszeiten festlegen
   

   Hier kommen wir zu einem sehr wichtigen Punkt: Unter Buchungszeiten festlegen können Sie die Mitarbeiter, die Sie zuvor angelegt haben, mit einer Leistung verknüpfen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen vorzunehmen, wie z.B. Buchungsintervalle oder die Dauer eines Termins festzulegen, sowie eventuell notwendige Ressourcen zu verknüpfen. Diese müssen aber zuvor angelegt worden sein.

   Benötigen Sie für eine Leistung individuelle Buchungszeiten, wenn Sie z.B. bestimmte Dienstleistungen nur an bestimmten Tagen und/oder zu bestimmten Zeiten durchführen wollen, so können Sie diese hier eingeben.

4. Über den Button Speichern können Sie Ihre Einstellungen speichern.
5. Fertig. Jetzt können Sie weitere Leistungen anlegen.

Farbleitsystem

Unser Farbleitsystem ermöglicht Ihnen die individuelle Zuweisung von Farben zu Dienstleistungen. Dies verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über die gebuchten Leistungen im easy2book Kalender.

Welche Möglichkeiten Ihnen das Farbleitsystem bietet, finden Sie hier: Farbleitsystem 

Weitere Einstellungen

Preise & Steuern

Sobald die Preisfunktion aktiviert wurde, haben Sie die Möglichkeit, jedem Ihrer Services einen Preis pro Teilnehmer zuzuweisen. Des Weiteren können Sie Steuersätze festlegen und diese ebenfalls Ihren Dienstleistungen zuordnen.
Sehen Sie  dazu Steuern anlegen

Buchungsformular erweitern / Individuelle Felder

Wählen Sie unter Dienstleistungen die Leistung aus, für die Sie das Buchungsformular erweitern möchten, und gehen auf den Tab Buchungsformular erweitern.

Hier können Sie Ihrer Leistung weitere Abfragen im Buchungsformular hinzufgen, um so vorab nötigen Informationen zu erhalten.
Setzen Sie den Harken bei bestehendes Feld verwenden, können Sie schon bestehende Felder der Dienstleistung hinzufügen oder aber Sie erstellen direkt ein neues Feld. Soll die Antwort der Abfrage in den Kundendatensatz aufgenommen werden, so setzen Sie auch hier einen Haken.

E-Mail-Benachrichtigung erweitern

Unter dem Tab E-Mail-Benachrichtigung erweitern

können Sie Ihrer Benachrichtigungsvorlage einen zusätzlichen Inhalt hinzufügen. Dieser wird nur in Verbindung mit der Buchung dieser Dienstleistung übersendet (z.B. eine vom Standort abweichende Adresse oder die Mitteilung, zur Blutentnahme nüchtern zu erscheinen).

Bearbeiten Sie eine bereits erstellte Dienstleistung, wird dieser Tab erst angezeigt, wenn Sie unter E-Mail & Benachrichtigungen die individuelle Buchungsbestätigung und Terminerinnerung auf Standard verwenden geändert haben.

Speichern & Schließen und damit sind Sie fertig.

Geschafft. Sie haben nun ihre Dienstleistungen und mit Mitarbeitern verknüpft.

Benötigen Sie weitere Informationen zu Anlegen von Dienstleistungen oder können wir Ihnen bei der Einrichtung behilflich sein?
Gerne stehen wir Ihnen über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder per Telefon über +49 (0) 3322 85 25 300 zur Verfügung.

Hier finden Sie verschiedene Möglichkeiten, einer Dienstleistung Buchungszeiten hinzuzufügen oder diese zu ändern.

Voraussetzungen

Damit die Buchungszeiten einer Leistung erstellt/bearbeitet werden können wird Folgendes benötigt:

1. Sie besitzen eine gültiges easy2book Lizenz
2. Es existiert mindestens ein Mitarbeiter
3. Für den Mitarbeiter sind Buchungszeiten hinterlegt

Video

Für einen schnellen Einstieg haben wir hier ein kurzes Video das Ihnen die notwendigen Schritte anzeigt.

Buchungszeiten beim Erstellen einer Leistung hinzufügen

Im ersten Schritt fügen Sie der Leistung eine Buchungszeit hinzu, wenn Sie die Dienstleistung neu anlegen.

Unter Dienstleistungen klicken Sie oben auf + Neu und erstellen Ihre gewünschte Leistung.

Buchungszeiten festlegen ist in diesem Fall schon auf Ja. Sie wählen nun die Mitarbeiter, die mit dieser Leistung verknüpft werden sollen, aus.  Nun wählen Sie die Termindauer aus. Soll der Buchungsintervall von der Termindauer abweichen, so legen Sie auch diesen fest. 
Wenn Sie z.B. nach jedem Termin eine Pause von 15 Minuten benötigen, dann wäre der Buchungsintervall Termindauer + 15 Minuten.
Möchten Sie jedoch, dass ein langer Termin von z.B. 120 Minuten nicht nur im 2 Stunden-Takt gebucht werden kann, so können Sie den Intervall auch auf 30 ober 60 Minuten setzen. So bieten Sie Ihren Kunden flexiblere Anfangszeiten an.

Möchten Sie die Leistung nur zu einem bestimmten Zeitraum anbieten, z.B. bei Sonderangeboten, können Sie den Buchungszeitraum bei Buchbar von/bis definieren.
Soll die Leistung auch erst ab einem bestimmten Zeitpunkt an im Kalender zu sehen sein, dann tragen Sie diese Werte ein unter Veröffentlicht von/bis.
Wichtig: Sie müssen immer beide Daten eintragen, sowohl Anfang als auch Ende!

Wollen Sie die Leistung für eine bestimmte Uhrzeit anbieten, wählen Sie unten individuelle Buchungszeiten aus. Geben Sie die Buchungszeiten der Leistung an. Schauen Sie hierzu den Beitrag Individuelle Buchungszeiten einer Leistung bearbeiten

Bestätigen Sie ihre Eingaben durch Speichern.

Buchungszeiten einer Leistung ändern

Um die Buchungszeit einer bestehenden Leistung zu ändern, klicken Sie in der Linken Navigation auf Buchungszeiten.

1. Wählen Sie die betreffende Leistung und den/die Mitarbeiter, für den die Buchungszeit geändert werden soll, aus.
2. Setzen Sie den Harken bei Vorhandene Mitarbeiter-Verknüpfungen aktualisieren.
3. Wählen Sie die Dauer des Termins und den Buchungsintervall aus.
4. Ebenfalls haben Sie hier die Möglichkeit individuelle Buchungszeiten für die Leistung anzulegen.
5. Soll die Leistung nur zu einem bestimmten Zeitraum angeboten werden, kann dieser Zeitraum bei Buchbar von/bis definiert werden.
6. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit Speichern.

Zur Kontrolle

Klicken Sie in der linken Navigation auf Mitarbeiter. Bei dem betreffenden Mitarbeiter klicken Sie unter seinem Namen auf Leistungen.

Es erscheint ein Pop-UP-Fenster, indem Sie alle - mit dem Mitarbeiter verknüpften - Leistungen sehen.

Die buchbare Zeiten einer neu angelegten, mit einem Mitarbeiter verknüpften, Dienstleistung ohne indiviudelle Buchungszeit richtet sich nach der beim Mitarbeiter hinterlegten Buchungszeit.

Wurden individuelle Buchungszeiten hinzugefügt, steht unter buchbare Zeiten individuell. Diese Werte überschreiben die Buchungszeiten des Mitarbeites.

Benötigen Sie weitere Informationen zu den individuellen Buchungszeiten oder können wir Ihnen bei der Einrichtung behilflich sein?
Gerne stehen wir Ihnen über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder per Telefon über +49 (0) 3322 85 25 300 zur Verfügung.