Anleitungen

Hier erfahren Sie, wie Sie Buchungszeiten für Mitarbeiter hinterlegen können.

Individuelle Buchungszeiten hinzufügen

 Wenn Sie bereits unter Einstellungen > Buchungszeiten Zeiten hinterlegt haben, werden diese für jeden angelegten Mitarbeiter übernommen.

 Falls Ihre Mitarbeiter zu unterschiedlichen Buchungszeiten arbeiten, ist es notwendig, individuelle Buchungszeiten einzurichten. So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Mitarbeiter.
2. Erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter oder bearbeiten Sie einen vorhanden.
3. Suchen Sie die Option individuelle Buchungszeiten und aktivieren Sie diese mit Ja.
4. Es öffnet sich eine weitere Option für die Buchungszeiten.
5. Hier können Sie nun für den Mitarbeiter individuelle Zeiten einrichten.
6. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern & Schließen.

 Bitte beachten Sie, dass alle Dienstleistungen, die der Mitarbeiter anbietet, nur während der hinterlegten Buchungszeiten des Mitarbeiters gebucht werden können.

Wenn Ihr Mitarbeiter seine Dienstleistungen zu unterschiedlichen Zeiten anbietet, können Sie auch für jede Dienstleistung individuelle Buchungszeiten hinterlegen. Informationen dazu finden Sie hier: Individuelle Buchungszeiten einer Leistung bearbeiten.

Benötigen Sie weitere Informationen zu den individuellen Buchungszeiten oder benötigen Sie Unterstützung bei der Einrichtung?

Gerne stehen wir Ihnen unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder telefonisch unter +49 (0) 3322 85 25 300 zur Verfügung.

 Hier erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter einer Buchungsmaske hinzufügen können.

Mitarbeiter der Buchungsmaske hinzufügen

 Wenn Sie eine Buchungsmaske erstellen, sind standardmäßig keine Leistungen oder Mitarbeiter ausgewählt. Alle angelegten Leistungen und Mitarbeiter werden automatisch zur Buchung angeboten.

So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Buchungsmaske und bearbeiten Sie die bestehende oder erstellen Sie eine neue.
2. Fügen Sie unter Mitarbeiter wählen einen oder mehrere Ihrer angelegten Mitarbeiter hinzu.
3. Unter gewählte Mitarbeiter wählen Sie laden aus, wenn Sie die gewählten Mitarbeiter zur Buchung anbieten möchten.
4. Wenn Sie bei gewählte Mitarbeiter > ausschließen auswählen, werden diese von der Terminbuchung ausgeschlossen.
5. Bei Buchung: Mitarbeiter wählen stehen Ihnen die Optionen, zeigen oder überspringen zur Verfügung.
   Überspringen wählen Sie, wenn Ihre  Besucher lediglich die Leistung auswählen sollen und das System dann die Termine bei dem Mitarbeiter bucht, bei dem der gewählte Slot frei ist.
   Zeigen ermöglicht dem Besucher, nach der Wahl der Leistung zu entscheiden, bei welchem Mitarbeiter er diese buchen möchte, und zeigt dann freie Termine bei dem gewählten Mitarbeiter an.
6. Bei Mitarbeiter verarbeiten entscheiden Sie, ob Termine in Reihenfolge oder nach Zufall sortiert bei den Mitarbeitern gebucht werden.
    Diese Einstellung betrifft Sie nur, wenn Sie im vorherigen Schritt die Mitarbeiter-Wahl überspringen und es mehr als einen Mitarbeiter gibt, der die gleiche Leistung anbietet.
7. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit Speichern & Schließen

Geschafft. Sie wissen nun, wie Sie in Ihrer Buchungsmaske Mitarbeiter durch das Laden oder Ausschließen in der Terminbuchung begrenzen können.

 Falls Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder telefonisch unter +49 (0) 3322 85 25 300.

Über den Menüpunkt Mitarbeiter erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter, weisen diesem Buchungs- und Sperrzeiten zu und verknüpfen Dienstleistungen. Auch können Sie die Buchungsbestätigung für diesen Mitarbeiter individuell erweitern.

Vorbereitungen

Legen Sie in einem ersten Schritt fest, welche Mitarbeiter Sie für die Terminbuchung einrichten möchten.

Melden Sie sich in Ihrem easy2book Projekt mit Ihren Zugangsdaten an, um mit dem Anlegen zu beginnen.

Öffnen der Eingabemaske

Wechseln Sie über den Menü-Link Mitarbeiter in die Verwaltung. Über die den Button Neu öffnen Sie in die erforderliche Eingabemaske zum Erstellen eines neuen Mitarbeiters.

Mitarbeiter Details

Zunächst werden die Daten des Mitarbeiters eingetragen. Es werden benötigt:

1. Vorname
2. Nachname
3. Mobilfunk
4. E-Mail

Vor- und Nachname werden in der Verwaltung der Mitarbeiter, dem Terminkalender, dem Schichtplaner, der Ressourcenverwaltung, verschiedenen Filtermöglichkeiten bei der Auswertung oder der Anzeige der Buchungen verwendet.
Die E-Mail und Mobilfunknummer werden für System-Benachrichtigungen benötigt, können aber auch bei jedem Mitarbeiter gleich sein.

Zusätzlich kann hier ein Bild für den Mitarbeiter hochgeladen oder aus einer Liste bereits hochgeladener Bilder gewählt werden.

Farbleitsystem

Die individuelle Zuweisung von Farben ermöglicht unser Farbleitsystem. Dies kann Ihnen helfen, sich im Adminbereich schneller zurecht zu finden.

Wählen Sie für beide Farben bitte starke Kontraste.

Welche Möglichkeiten Sie haben, erfahren Sie hier: Farbleitsystem 

Kurzbeschreibung

Hier können Sie Qualifikation, Berufsbezeichnung oder Tätigkeitsfeld Ihres Mitarbeiters einfügen. Diese werden dann im Buchungsablauf gezeigt, wenn die entsprechende Option gewählt wurde. Zudem können diese mit der Terminbestätigung gesendet werden.

Standort

Wählen Sie aus einer Liste bereits angelegter Standorte aus oder erstellen Sie einen neuen Standort.
Die Anschrift des Standorts kann in der Mitarbeiter E-Mail Signatur und Bestätigungs-E-Mail der Terminbuchung verwendet werden.

Buchungszeiten

Dies sind die Zeiten, in denen der Mitarbeiter buchbar ist.
Für jeden Tag können hier mehrere Intervalle angegeben werden.

Über die Schaltflächen + und - können Sie Intervalle hinzugefügen oder bestehende entfernen. Wählen Sie an einem Tag keine Intervalle, können an diesem Wochentag keine Termine gebucht werden.
Buchungszeiten können später zusätzlich beim Erstellen oder Bearbeiten von Dienstleistungen individuell überschrieben werden.
Buchbare Zeiten werden im Terminkalender in der Tages- und Zweitagesansicht weiß hinterlegt.

Unter zusätzliche Verfügbarkeiten tragen Sie Zeiten ein, zu denen Sie zusätzlich Termine Anbieten. Bitte beachten Sie das beschriebene Datumsformat und fügen Sie Anfangs- und Endzeit ein!
Unter Sperrzeiten tragen Sie Urlaubstage, Fehlzeiten oder auch gesetzliche Feiertage ein. Bitte beachten Sie das beschriebene Datumsformat!

Organisatorisches

Die Gruppenfreigabe dient dazu, anderen Mitarbeitern die Berechtigung zum Einsehen, Ändern oder Löschen von Terminen zu erteilen.
Die Benutzer-Zuordnung dient dazu, einen bereits angelegten Benutzer dem Mitarbeiterprofil zuzuordnen.

Unter Freigeben kann ein Mitarbeiter freigegeben oder gesperrt werden. Wird ein Mitarbeiter gesperrt, wird er automatisch aus der Buchungsmaske ausgeschlossen und kann bis zu der Freigabe nicht über das Buchungstool gebucht werden.

Angebotene Leistungen

Über die Schaltfläche Verknüpfung zur Leistung hinzufügen/aktualisieren können Sie dem Mitarbeiter Dienstleistungen zuweisen.
Die Funktionen erklären wir Ihnen in dem Beitrag Dienstleistungen und Mitarbeiter verknüpfen.
Um diese Funktion zu aktivieren, speichern Sie bitte zuvor den Mitarbeiter.

Zusätzlich werden Ihnen in dieser Ansicht alle dem Mitarbeiter zugeordneten Leistungen und deren Einstellungen angezeigt. So können Sie sich einen Überblick über bestehende Leistungsverknüpfungen verschaffen und die Einstellungen überprüfen.

E-Mail Bestätigung erweitern

Hier kann die Bestätigungs-E-Mail, die einem Kunden zur Bestätigung einer Terminbuchung bei diesem Mitarbeiter gesendet wird, angepasst werden, indem ein Absatz an der darunter spezifizierten Stelle eingefügt wird.

Double-Opt-In Link bedeutet hier, dass die Bestätigungs-E-Mail einen Link beinhaltet, über den der Kunde seinerseits den Termin bestätigen muss.

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder per Telefon über +49 (0) 3322 85 25 300 zur Verfügung.