An dieser Stelle finden Sie eine kurze Einführung in das Veranstaltungstool, damit Sie dieses schnell und einfach in Betrieb nehmen können.
Vorbereitungen
Entscheiden Sie als Erstes, welche Mitarbeiter/Veranstaltungsreihe und welche Ihrer Dienstleistungen Sie für das Veranstaltungstool freigeben möchten.
Melden Sie sich in Ihrem easy2book Projekt mit Ihren Zugangsdaten an.
Mitarbeiter / Veranstaltungsreihe anlegen
Legen wir als Erstes einen oder am besten gleich alle Mitarbeiter bzw. Veranstaltungsreihen an. (Hinter diesen Bezeichnungen steht immer der Kalender. Die Bezeichnungen spiegeln lediglich Ihren Anwendungsfall wieder.)
- Klicken Sie in der linken Navigation auf Mitarbeiter, dann auf den Button Neu.
- In dem nun angezeigten Formular tragen Sie bitte die erforderlichen Informationen ein. Fast Facts - Formular:
- Vorname, hier bezeichnen Sie Ihre Veranstaltungsreihe
- Nachname, betiteln Sie Ihre Veranstaltungsreihe mit nur einem Wort, tragen Sie hier nur ein <Leerzeichen> ein, ansonsten haben Sie hier Platz ihre Veranstaltungsreihe weiterhin zu betiteln. Beispiel: <Angebot >; <weitere Angebote> (diese Option kann global ausgeblendet werden)
- Kontaktdaten benötigt das System für Benachrichtigungen des Mitarbeiters (diese Option kann global ausgeblendet werden).
- Ein Bild kann sowohl für die Buchungsansicht genutzt werden, wie auch für den Terminkalender oder das Schichtsystem (diese Option kann global ausgeblendet werden).
- Das Farbleitsysten, also Vordergrund und Hintergrundfarbe helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, sich leichter im Admin-Bereich zurecht zu finden.
- Standort auswählen (dieser muss zuvor angelegt sein)
- Wählen Sie bei Freigabe > Ja aus, um die Veranstaltungsreihe im nächsten Schritt mit dem Event zu verbinden.
- Speichern & Schließen
- Fertig. Richten Sie so alle Mitarbeiter/Veranstaltungsreihen ein.
Dienstleistung als Event anlegen
- Bitte klicken Sie nun den Menüpunkt Dienstleitstungen.
- Über den Button Neu gelangen Sie in die nun erforderliche Eingabemaske. Fast Facts - Formular:
- Titel steht für die Bezeichnung der Leistung, die später im Buchungstool zur Auswahl angezeigt wird. Die Bezeichung kann überall dort gespeichert und angezeigt werden, wo sie für die Buchung benötigt wird.
- Kurzbeschreibung kann in einigen Buchungsansichten zusätzlich angezeigt werden. Im Eventtool wird sie in der Modalbox vor dem Buchungsformular angezeigt.
- Inhalt gibt analog zur Kuzbeschreibung weitere Informationen.
- Deep Links werden, soweit aktiviert, bereitgestellt für Unterseiten Ihrer Website auf der Sie direkt auf eine bestimmte Veranstaltungsreihe hinweisen wollen.
- Freigabe & Zugriffe
Hier können Sie festlegen, ab wann die Veranstaltung in der Terminbuchung zu sehen ist und ab wann Termine dafür gebucht werden können. Wenn Sie ein Startdatum wählen, müssen Sie auch einen Endzeitpunkt festlegen.
Soll die Veranstaltung direkt zu sehen und zu buchen sein, sollten Sie diese Felder freilassen.
Generell sind Dienstleistungen für alle Benutzer (Mitarbeiter) zur Bearbeitung freigegeben. Wollen Sie dies jedoch einschränken, so klicken Sie hier auf NEIN und wählen den Benutzer aus, der diese Dienstleistung verwalten kann. - Buchungszeiten festlegen
Hier kommen wir zu einem sehr wichtigen Punkt: Unter Buchungszeiten festlegen können Sie die Mitarbeiter/Veranstaltungsreihen, die Sie zuvor angelegt haben, mit einer Leistung und einem Termin verknüpfen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen vorzunehmen, wie z.B. Buchungsintervalle oder die Dauer eines Termins festzulegen, sowie notwendige Ressourcen zu hinterlegen.
Für das Veranstaltungstool wählen Sie bei Mitarbeiter die Veranstaltungsreihe aus, geben die Dauer der Veranstaltung ein und wählen bei Buchbare Zeiten > anlegen aus.Mit Klicken auf das grüne Feld mit Plus können Sie beliebig viele Termine zu Ihrer Veranstaltung hinzufügen. Wählen Sie Datum, Zeit und Standort aus. Sie bestimmen, ob der Termin buchbar ist oder ob dieser nur angezeigt werden soll (z.B. bei offenen Terminen. Hier kann die Ampel ausgeblendet werden.).
Legen Sie bei Bedarf die Verfügbarkeit fest. Standard ist hier, dass der Termin verfügbar ist.
Ampel: Grün
Sind mehr als 75% der Plätze gebucht, springt die Ampel auf Gelb.
Sind alle Plätze gebucht steht die Ampel auf Rot.- Über den Button Speichern können Sie Ihre Einstellungen speichern.
- Fertig. Nun können Sie weitere Leistungen anlegen.
Veranstaltung veröffentlichen am
Wenn Sie eine Veranstaltung anlegen und diese soll erst zum Zeitpunk x buchbar sein, gehen Sie in der linken Navigation auf Buchungszeiten.
- Wählen Sie die Veranstaltungsreihe und die Veranstaltung aus.
- Klicken Sie auf Buchbare Zeiten - berechnen.
- Bei Termine möglich von/bis geben Sie den gewünschten Zeitraum ein, in der diese Veranstaltung buchbar sein soll.
Wenn Sie ein Startdatum anlegen, müssen Sie auch einen Endzeitpunkt festlegen. - Geben Sie zu diesem Zeitpunkt auch die Terminlänge ein.
- Klicken Sie anschließend auf Buchbare Zeiten - anlegen.
- Durch klicken auf + erstellen Sie die Veranstaltung.
- Bestätigen Sie am Ende Ihre Eingaben durch Speichern & Schließen und prüfen die Richtigkeit unter Veranstaltungsreihe > Angebotene Leistungen.
- Sie finden nun hinter der Leistungsbezeichnung Termin möglich von/bis **
Buchungsmaske erstellen
- Wechseln Sie in der linken Navigation auf Buchungsmasken und klicken Sie auf den Button Neu.
- Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen.
- Für den Eventkalender nutzen Sie bitte unter Layout die Option Eventkalender.
- Darübrhinaus haben wir das System vorkonfiguriert haben, so dass Sie diese Voreinstellungen nutzen und sich auf die wesentlichen Optionen konzentrieren können. Fast Facts - Formular:
- Der Titel dient zur Orientierung im Admin-Bereich. Zum Beispiel können Sie hier Veranstaltungstool eingeben. Von Ihnen können unbegrenzt viele Buchungsmasken erstellt und genutzt werden, z.B. für Marketingkampagnen, Personalseiten oder spezielle Angebote für einzelne Standorte.
- Layout: Wählen Sie hier den Eventkalender aus.
- Leistungen: Wenn Sie nicht alle Leistungen anbieten möchten, so wählen Sie hier die Leistungen aus, die dem Nutzer in der Buchungsansicht angezeigt werden sollen.
- Mitarbeiter: Auch hier können Sie die Auswahl einschränken. Lassen Sie das Feld für Mitarbeiter/Veranstaltungsreihe leer, werden alle gezeigt. Möchten Sie nur bestimmte Mitarbeiter/Veranstaltungsreihen anzeigen, so wählen Sie diese durch Klick ins Feld aus. Gesperrte Mitarbeiter/Veranstaltungsreihen können nicht gewählt werden.
Tipp: Die angezeigten Mitarbeiter/Veranstaltungsreihe richten sich automatisch nach der gewählten Dienstleistung aus. Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, die der gewählten Leistungen zugeordnet sind.
- Speichern Sie nun die Buchungsmaske über den Button Speichern.
Buchungsmaske einbinden
Sobald eine Buchungsmaske gespeichert wurde, wird Ihnen unterhalb der Einstellungen eine Infobox angezeigt. In der Box befindet sich der Code zur Einbindung der Buchungsmaske. Kopieren Sie diesen und binden Sie diesen auf Ihrer Webseite an der gewünschten Position ein.
Geschafft. Sie haben nun das Veranstaltungstool eingerichtet und eingebunden. Ab sofort können Ihre Events über Ihre Webseite buchen.
Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen über