An dieser Stelle finden Sie eine kurze Einführung in die Online Terminbuchung, damit Sie diese schnell und einfach in Betrieb nehmen können.
Voraussetzungen
Damit die Termine gebucht werden können, wird Folgendes vorausgesetzt:
- Sie besitzen eine gültige easy2book Lizenz
- Es existiert mindestens ein Mitarbeiter
- Es wurde mindestens eine Leistung, die Sie anbieten möchten, eingerichtet
- Die Leistung und der Mitarbeiter sind mit einander verknüpft
- Die Buchungsmaske wurde eingerichtet
Vorbereitungen
Entscheiden Sie als Erstes, welche Mitarbeiter und welche Ihrer Dienstleistungen Sie für die Online Terminbuchung freigeben möchten.
Melden Sie sich in Ihrem easy2book Projekt mit Ihren Zugangsdaten an.
Video
Für einen schnellen Einstieg liefert Ihnen das Video eine kurze Beschreibung der notwendigen Schritte.
Mitarbeiter anlegen
Legen Sie als Erstes einen oder am besten gleich alle Mitarbeiter an.
- Klicken Sie in der linken Navigation auf Mitarbeiter, dann auf den Button Neu.
- In dem nun angezeigten Formular tragen Sie bitte die erforderlichen Informationen ein. Fast Facts - Formular:
- Vorname und Nachname werden für die Auswahl in der Buchungsmaske benötigt. Diese dienen als Information in E-Mails, Kalender, Ressourcenverwaltung, Logeinträgen, Terminbuchungen.
- Kontaktdaten sind besonders wichtig für Erinnerungen und Bestätigungsmails.
- Ein Bild kann für die Buchungsmaske genutzt werden, wie auch für den Terminkalender oder Terminplaner.
- Vordergrund und Hintergrundfarbe helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, sich leichter im Admin-Bereich zurecht zu finden.
- Buchungszeiten werden benötigt, um die Termine der einzelnen Leistungen berechnen und anbieten zu können. Sie können diese wie Öffnungszeiten verstehen.
- Sperrtage sind Tage oder komplette Zeiträume für die Sie keine Buchungen anbieten möchten, z.B. Urlaubs- oder Feiertage.
- Über die Option Freigeben können Sie nun den Mitarbeiter für die Terminbuchung aktivieren.
- Fertig. Richten Sie so alle Mitarbeiter ein.
Leistung anlegen
- Wechseln Sie über den Menüpunkt Dienstleitungen in die erforderliche Ansicht.
- Über den Button Neu gelangen Sie in die nun erforderliche Eingabemaske. Fast Facts - Formular:
- Titel steht für die Bezeichnung der Leistung, die später im Buchungstool zur Auswahl angezeigt wird. Die Bezeichung kann überall dort gespeichert und angezeigt werden, wo sie für die Buchung benötigt wird.
- Kurzbeschreibung kann in einigen Buchungsmasken zusätzlich angezeigt werden.
- Inhalt wird für Deep Links bereitgestellt, d.h. für Unterseiten Ihrer Website - speziell dann, wenn Sie die Kursverwaltung nutzen.
- Buchungszeiten festlegen
Hier kommen wir zu einem sehr wichtigen Punkt: Unter Buchungszeiten festlegen können Sie die Mitarbeiter, die Sie zuvor angelegt haben, mit einer Leistung verknüpfen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen vorzunehmen, wie z.B. Termindauer oder Buchungsintervall festzulegen, sowie notwendige Ressourcen zu hinterlegen
Benötigen Sie für eine Leistung individuelle Buchungszeiten, da Sie z.B. nur zu bestimmten Zeiten Behandlungen anbieten möchten können Sie diese hier angeben.
- Über den Button Speichern können Sie Ihre Einstellungen speichern.
- Fertig. So können Sie weitere Leistungen anlegen.
Pro Tipp: Haben Sie eine Excel Datei, in der bereits Leistungen und Termine Ihrer Mitarbeiter hinterlegt sind, so können Sie diese auch importieren. easy2book legt dann automatisch alle darin vorhandenen Leistungen und Mitarbeiter für Sie an, so dass Sie später nur die Einstellungen anpassen müssen.
Buchungsmaske erstellen
- Wechseln Sie in der linken Navigation auf Buchungsmasken und klicken Sie auf den Button Neu.
- Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Da wir aber bereits das System vorkonfiguriert haben, können Sie die Voreinstellungen nutzen und sich auf die wesentlichen Optionen konzentrieren. Fast Facts - Formular:
- Der Titel dient zur Orientierung im Admin-Bereich. Zum Beispiel können Sie hier Terminbuchung für die Startseite eingeben. Von Ihnen können unbegrenzt viele Buchungsmasken erstellt und genutzt werden, z.B. für Marketingkampagnen, Personalseiten oder spezielle Angebote für einzelne Standorte.
- Leistungen: Wenn Sie auf der Startseite nicht alle Leistungen anbieten möchten, wählen Sie hier die Leistungen aus, die angezeigt werden sollen, wenn Ihre Besucher mit dem Tool interagieren.
- Mitarbeiter: Auch hier können Sie die Auswahl einschränken. Lassen Sie das Feld für einen Mitarbeiter leer, wird dieser nicht angezeigt. Nur aktivierte Mitarbeiter werden angezeigt.
Tipp: Die angezeigten Mitarbeiter richten sich automatisch nach der gewählten Dienstleistung aus. Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, die der gewählten Leistungen zugeordnet sind.
- Speichern Sie nun die Buchungsmaske über den Button Speichern.
Kommen wir nun zum letzten Schritt.
Buchungsmaske einbinden
Sobald eine Buchungsmaske gespeichert wurde, wird Ihnen unterhalb der Einstellungen eine Infobox angezeigt. In der Box befindet sich der Code zur Einbindung der Buchungsmaske. Kopieren Sie diesen und fügen ihn auf Ihrer Webseite an der gewünschten Position ein.
Geschafft. Sie haben nun Mitarbeiter, Leistungen und das Buchungstool eingerichtet und eingebunden. Ab sofort können Ihre Besucher Termine über Ihre Webseite buchen.
Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen über