Über den Menüpunkt Mitarbeiter erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter, weisen diesem Buchungs- und Sperrzeiten zu und verknüpfen Dienstleistungen. Auch können Sie die Buchungsbestätigung für diesen Mitarbeiter individuell erweitern.
Vorbereitungen
Legen Sie in einem ersten Schritt fest, welche Mitarbeiter Sie für die Terminbuchung einrichten möchten.
Melden Sie sich in Ihrem easy2book Projekt mit Ihren Zugangsdaten an, um mit dem Anlegen zu beginnen.
Öffnen der Eingabemaske
Wechseln Sie über den Menü-Link Mitarbeiter in die Verwaltung. Über die den Button Neu öffnen Sie in die erforderliche Eingabemaske zum Erstellen eines neuen Mitarbeiters.
Mitarbeiter Details
Zunächst werden die Daten des Mitarbeiters eingetragen. Es werden benötigt:
- Vorname
- Nachname
- Mobilfunk
Vor- und Nachname werden in der Verwaltung der Mitarbeiter, dem Terminkalender, dem Schichtplaner, der Ressourcenverwaltung, verschiedenen Filtermöglichkeiten bei der Auswertung oder der Anzeige der Buchungen verwendet.
Die E-Mail und Mobilfunknummer werden für System-Benachrichtigungen benötigt, können aber auch bei jedem Mitarbeiter gleich sein.
Zusätzlich kann hier ein Bild für den Mitarbeiter hochgeladen oder aus einer Liste bereits hochgeladener Bilder gewählt werden.
Farbleitsystem
Die individuelle Zuweisung von Farben ermöglicht unser Farbleitsystem. Dies kann Ihnen helfen, sich im Adminbereich schneller zurecht zu finden.
Wählen Sie für beide Farben bitte starke Kontraste.
Welche Möglichkeiten Sie haben, erfahren Sie hier: Farbleitsystem
Kurzbeschreibung
Hier können Sie Qualifikation, Berufsbezeichnung oder Tätigkeitsfeld Ihres Mitarbeiters einfügen. Diese werden dann im Buchungsablauf gezeigt, wenn die entsprechende Option gewählt wurde. Zudem können diese mit der Terminbestätigung gesendet werden.
Standort
Wählen Sie aus einer Liste bereits angelegter Standorte aus oder erstellen Sie einen neuen Standort.
Die Anschrift des Standorts kann in der Mitarbeiter E-Mail Signatur und Bestätigungs-E-Mail der Terminbuchung verwendet werden.
Buchungszeiten
Dies sind die Zeiten, in denen der Mitarbeiter buchbar ist.
Für jeden Tag können hier mehrere Intervalle angegeben werden.
Über die Schaltflächen + und - können Sie Intervalle hinzugefügen oder bestehende entfernen. Wählen Sie an einem Tag keine Intervalle, können an diesem Wochentag keine Termine gebucht werden.
Buchungszeiten können später zusätzlich beim Erstellen oder Bearbeiten von Dienstleistungen individuell überschrieben werden.
Buchbare Zeiten werden im Terminkalender in der Tages- und Zweitagesansicht weiß hinterlegt.
Unter zusätzliche Verfügbarkeiten tragen Sie Zeiten ein, zu denen Sie zusätzlich Termine Anbieten. Bitte beachten Sie das beschriebene Datumsformat und fügen Sie Anfangs- und Endzeit ein!
Unter Sperrzeiten tragen Sie Urlaubstage, Fehlzeiten oder auch gesetzliche Feiertage ein. Bitte beachten Sie das beschriebene Datumsformat!
Organisatorisches
Die Gruppenfreigabe dient dazu, anderen Mitarbeitern die Berechtigung zum Einsehen, Ändern oder Löschen von Terminen zu erteilen.
Die Benutzer-Zuordnung dient dazu, einen bereits angelegten Benutzer dem Mitarbeiterprofil zuzuordnen.
Unter Freigeben kann ein Mitarbeiter freigegeben oder gesperrt werden. Wird ein Mitarbeiter gesperrt, wird er automatisch aus der Buchungsmaske ausgeschlossen und kann bis zu der Freigabe nicht über das Buchungstool gebucht werden.
Angebotene Leistungen
Über die Schaltfläche Verknüpfung zur Leistung hinzufügen/aktualisieren können Sie dem Mitarbeiter Dienstleistungen zuweisen.
Die Funktionen erklären wir Ihnen in dem Beitrag Dienstleistungen und Mitarbeiter verknüpfen.
Um diese Funktion zu aktivieren, speichern Sie bitte zuvor den Mitarbeiter.
Zusätzlich werden Ihnen in dieser Ansicht alle dem Mitarbeiter zugeordneten Leistungen und deren Einstellungen angezeigt. So können Sie sich einen Überblick über bestehende Leistungsverknüpfungen verschaffen und die Einstellungen überprüfen.
E-Mail Bestätigung erweitern
Hier kann die Bestätigungs-E-Mail, die einem Kunden zur Bestätigung einer Terminbuchung bei diesem Mitarbeiter gesendet wird, angepasst werden, indem ein Absatz an der darunter spezifizierten Stelle eingefügt wird.
Double-Opt-In Link bedeutet hier, dass die Bestätigungs-E-Mail einen Link beinhaltet, über den der Kunde seinerseits den Termin bestätigen muss.
Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen über